Anh Tuấn là khách hàng của tôi. Anh gặp bài toán nhân sự rất quen thuộc. Đây là nút thắt cổ chai của nhiều founder Việt hiện nay. Trong buổi cà phê đầu tiên, anh Tuấn lộ rõ vẻ mệt mỏi. Anh thở dài bất lực và chia sẻ câu chuyện của mình.
Anh không dám tuyển thêm người vì quá sợ khâu đào tạo. Đào tạo một nhân sự mới mất ít nhất hai tuần. Anh thực sự không có quỹ thời gian gánh thêm việc. Trong khi đó, công ty lại đang bước vào giai đoạn tăng trưởng. Khối lượng công việc bắt đầu quá tải với đội ngũ hiện tại.
Doanh nghiệp của anh Tuấn cung ứng bao bì cho các chuỗi trà sữa lớn. Đơn hàng đều đặn và có số lượng rất lớn. Doanh nghiệp của anh lúc đó có bốn nhân sự cũ. Vấn đề không nằm ở bài toán doanh thu hay khách hàng. Vấn đề cốt lõi là mọi việc lớn nhỏ đều dồn về tay sếp.
Một ngày anh ngồi máy làm việc liên tục mười hai tiếng. Đa phần thời gian đó dùng để xử lý những việc sự vụ không tên. Sáu tháng sau khi áp dụng giải pháp của tôi, cục diện thay đổi hoàn toàn. Anh đã tuyển thêm hai người mới thành công.
Thời gian đào tạo nhân sự được rút ngắn xuống còn ba ngày. Anh bắt đầu có thời gian về nhà ăn tối với vợ con đúng giờ. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết cách giao việc cho nhân viên hiệu quả mà tôi đã hướng dẫn anh Tuấn áp dụng.
Thực trạng bận rộn vô tận của các nhà sáng lập Startup hiện nay
Nhiều sếp luôn thắc mắc vì sao mình càng làm việc chăm chỉ thì hệ thống càng kẹt cứng. Họ rơi vào vòng xoáy bận rộn vô tận mà doanh nghiệp vẫn không thể lớn mạnh.
Không phân biệt giữa công việc thường nhật và việc phát sinh
Founder càng làm càng kẹt vì họ chưa phân loại được công việc. Doanh nghiệp tồn tại hai loại việc: việc lặp lại và việc phát sinh đột xuất. Khi người điều hành không phân định rõ ràng, mọi thứ đều trở thành việc khẩn cấp. Nhân viên sẽ mặc định mọi đầu việc đều cần sếp nhúng tay phê duyệt.
Tôi đã yêu cầu anh Tuấn ghi nhật ký năm ngày làm việc. Mỗi cuộc gọi hay tin nhắn duyệt đơn anh đều phải ghi lại. Đến cuối tuần, hai chúng tôi ngồi phân tích kết quả thống kê. Con số thực tế khiến anh Tuấn thực sự giật mình vì sự lãng phí.
Duyệt báo giá theo công thức cũ tốn hai tiếng một ngày. Xác nhận đơn cho khách hàng dài hạn mất một tiếng rưỡi. Trả lời câu hỏi của nhân viên về quy trình mất thêm một tiếng. Khoảng bảy mươi phần trăm thời gian của anh đang dành cho những việc lặp lại.
Định nghĩa chuẩn về hai nhóm việc BAU và Ad-hoc
Trong quản trị quốc tế, người ta gọi hai nhóm việc này là BAU và Ad-hoc. BAU (Business As Usual) là những công việc thường nhật và lặp lại hàng ngày. Ad-hoc là những công việc phát sinh đột xuất theo tình huống thị trường.
Phân biệt được hai nhóm này là bước quan trọng nhất của giải phóng thời gian. Bạn không thể có cách giao việc cho nhân viên đúng nếu chưa phân loại việc. Anh Tuấn không phải không biết giao việc. Anh chỉ không biết việc nào đáng để giao đi trước.
Hội chứng nghiện kiểm soát biến sếp thành trưởng phòng sự vụ
Nhiều chủ doanh nghiệp SME thường đi lên từ năng lực chuyên môn xuất sắc. Chính niềm tự hào này vô tình tạo ra tâm lý thiếu tin tưởng đội ngũ. Bạn sợ nhân viên làm sai sẽ gây tổn thất lớn cho công ty. Bạn sợ họ không khéo léo bằng mình khi làm việc với đối tác.
Tâm lý sợ hãi này dẫn đến thói quen vi quản lý (micro-management). Sếp muốn can thiệp vào từng bước triển khai công việc của nhân viên. Sự kiểm soát ngột ngạt này vô tình triệt tiêu tính chủ động của nhân sự.
Nhân viên sẽ hình thành tư duy đối phó và lười suy nghĩ. Họ hiểu rằng dù mình nỗ lực thì sếp cũng sửa theo ý sếp. Vì vậy, giải pháp an toàn nhất của họ là ngồi im chờ lệnh. Họ chuyển toàn bộ trách nhiệm giải quyết vấn đề lên vai người đứng đầu.
3 bước bóc tách hệ thống trước khi thực hiện bàn giao công việc
Muốn giao việc thành công, sếp không thể nói miệng một cách hời hợt. Doanh nghiệp cần một nền tảng quy trình được đóng gói khoa học và rõ ràng.
Bước 1: Ghi nhật ký công việc để phân loại việc thực thi
Bước đầu tiên là phải bóc tách toàn bộ khối lượng công việc của sếp. Hãy dũng cảm dành ra một tuần để ghi chép lại mọi hành động vận hành. Bạn cần phân loại rõ ràng đâu là việc mang tính chất lặp lại. Và đâu là những việc phát sinh theo tình huống đột xuất.
Những đầu việc thuộc nhóm thường nhật (BAU) cần được chuyển giao đầu tiên. Mục tiêu của cuộc cách mạng này là rút chân sếp ra khỏi việc sự vụ. Bạn cần trả những việc này về đúng vị trí của nhân sự thực thi.
Bước 2: Xây dựng quy trình vận hành chuẩn SOP một trang A4
Bóc tách công việc nghĩa là viết ra từng bước nhỏ của quy trình. Bạn cần ghi rõ điều kiện đầu vào, kết quả đầu ra và ngưỡng quyết định. Đây là gốc rễ của mọi cách giao việc cho nhân viên hiệu quả. Phần lớn founder Việt bỏ qua bước này vì chê mất thời gian.
Tôi đã ngồi cùng anh Tuấn để bóc tách bảy quy trình cốt lõi. Các quy trình gồm: nhận đơn, báo giá, duyệt mẫu, sản xuất, giao hàng, thu tiền và chăm sóc khách hàng. Mỗi quy trình được gói gọn trên một trang giấy A4 duy nhất. Tài liệu nêu rõ: ai làm, làm khi nào, đầu ra cần gì và ngưỡng nào cần báo sếp.
Quy trình vận hành chuẩn (SOP) không phải là một xấp tài liệu dày cộp. Với doanh nghiệp quy mô nhỏ, một SOP đầy đủ chỉ cần có bốn thành phần chính:
- Mục đích của quy trình – được viết cô đọng trong một câu.
- Người chịu trách nhiệm chính thực hiện đầu việc.
- Năm đến bảy bước triển khai thực hiện cụ thể.
- Ngưỡng cần leo thang lên sếp để xin ý kiến.
Sự đơn giản của một bản quy trình chuẩn hóa
Bạn hãy nghĩ một SOP giống như một công thức nấu phở chuẩn vị. Người mới vào bếp chỉ cần mở công thức và làm theo từng bước nhỏ. Họ chắc chắn sẽ nấu ra được một tô phở đạt chất lượng bảy điểm. Mức bảy điểm là đã đủ tốt cho hệ thống vận hành doanh nghiệp.
Việc của bạn với vai trò lãnh đạo không phải là đứng canh nồi nước dùng. Việc của người đứng đầu là cải tiến công thức và tuyển người vào bếp. Đóng gói quy trình giúp chất lượng công việc luôn đồng đều.
Bước 3: Số hóa tài liệu đào tạo để rút ngắn thời gian training
Anh Tuấn đã áp dụng thêm ba bí quyết tôi hướng dẫn để tối ưu. Đây chính là đòn bẩy giúp rút ngắn thời gian đào tạo xuống ba ngày. Nhân viên mới nhanh chóng làm chủ công việc mà không làm phiền đến sếp.
| Bí quyết tối ưu | Cách thức triển khai thực tế trong doanh nghiệp | Lợi ích mang lại cho sếp |
| Video hóa quy trình | Nhân viên cũ quay video màn hình các thao tác phần mềm và đóng gói hàng. | Người mới tự xem lại khi làm, không cần hỏi đi hỏi lại sếp. |
| Bài test sau 3 ngày | Thiết lập bài kiểm tra ngắn về các tình huống xử lý đơn hàng hay gặp. | Sếp biết chắc chắn nhân sự đã hiểu rõ quy trình thực tế. |
| Chuẩn hóa form báo cáo | Xây dựng các mẫu biểu báo cáo cố định bằng con số định lượng cụ thể. | Sếp nhìn vào thấy ngay điểm nóng, nhân viên không mất công sửa lại. |
Sau ba ngày học có cấu trúc, người mới sẽ thực hành thực tế. Họ làm việc dưới sự giám sát trực tiếp của nhân viên cũ. Đây là bước chuyển quan trọng từ trạng thái lý thuyết sang làm được việc. Nếu thiếu đi bước này, mọi quy trình đào tạo đều vô nghĩa.
Sự khác biệt cốt lõi giữa giao việc và phân quyền quyết định
Nhiều sếp lầm tưởng mình đã giao việc tốt nhưng thực chất chỉ đang đi phát lệnh. Việc thiếu đi cơ chế trao quyền quyết định sẽ khiến bộ máy luôn bị tắc nghẽn.
Thiết lập khung phân quyền quyết định khoa học cho từng vị trí
Giao việc và phân quyền là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Giao việc đơn thuần là bạn trao cho nhân sự một nhiệm vụ cụ thể. Phân quyền là bạn trao cho họ quyền được đưa ra quyết định trong phạm vi đó. Founder bị kẹt cứng thường giao việc nhưng giữ lại quyền quyết định.
Hãy nhìn vào một ví dụ thực tế để thấy rõ sự khác biệt:
- Chưa phân quyền: “Anh đã giao cho nhân viên làm báo giá rồi, nhưng mỗi bản báo giá gửi đi vẫn phải chờ anh xem qua”.
- Đã phân quyền: “Đơn hàng dưới hai mươi triệu nhân viên tự duyệt gửi khách. Đơn hàng trên hai mươi triệu mới cần báo sếp ký”.
Công cụ tôi áp dụng cho công ty anh Tuấn được gọi là Khung phân quyền quyết định. Công cụ này được thiết kế đơn giản dưới dạng một bảng ba cột. Nội dung gồm: phạm vi công việc, ngưỡng tự quyết và ngưỡng leo cấp lên sếp. Mỗi nhân sự sẽ có một dòng quy định riêng biệt tùy năng lực.
Nâng cấp tư duy chủ động cho đội ngũ từ cấp thực thi
Khi anh Tuấn áp dụng khung phân quyền này, anh bắt đầu buông được tay. Nhân viên báo giá tự tin duyệt các đơn hàng nằm dưới ngưỡng. Nhân viên chăm sóc khách hàng tự xử lý các yêu cầu của các chuỗi trà sữa quen thuộc. Anh Tuấn chỉ còn xuất hiện để giải quyết các trường hợp đặc biệt vượt ngưỡng.
Sáu tháng sau, anh tuyển thêm hai người và nâng tổng số nhân sự lên sáu người. Lúc này, anh Tuấn chỉ cần dành thời gian để họp chiến lược quý. Thời gian rảnh rỗi có được, anh dùng để đi gặp gỡ các đối tác lớn. Anh Tuấn hạnh phúc chia sẻ: “Lần đầu tiên trong ba năm làm chủ, anh được về nhà ăn tối đúng bảy giờ”.
Giải pháp tối ưu bộ máy con người cùng Coach An Phạm
Thay đổi thói quen ôm việc của một founder không thể diễn ra trong ngày một ngày hai. Bạn rất cần một người đồng hành dẫn đường chuyên nghiệp.
Thay đổi tư duy lãnh đạo bằng sự thấu cảm sâu sắc
Nhiều chủ doanh nghiệp thường sa vào các sai lầm kinh điển khi chuyển giao công việc. Bạn giao việc khi chưa bóc tách quy trình hoặc giữ lại quyền quyết định. Nhiều sếp chọn cách dạy việc theo kiểu bắt nhân viên ngồi nhìn sếp làm rồi tự học.
Phương pháp này giống như cách bạn dạy bơi bằng cách quăng người xuống nước. Một vài cá nhân xuất sắc có thể tự bơi được và sống sót. Nhưng đại đa số nhân sự sẽ bị ngộp và chọn cách bỏ việc vì quá áp lực.
Cách giao việc cho nhân viên hiệu quả đòi hỏi người lãnh đạo phải thấu suốt năng lực đội ngũ. Bạn cần thấu hiểu tâm lý học hành vi để biết cách kích hoạt động lực nội tại. Khi được trao đi lòng tin, nhân viên sẽ tự động bứt phá năng lực để trở thành cộng sự tự chủ.
Sở hữu bộ biểu mẫu thực chiến đã đóng gói tại Quản Trị Nhân Sự Bằng Thấu Hiểu
Nếu bạn đang cảm thấy kiệt sức vì ôm đồm công việc, hãy thay đổi ngay. Chương trình huấn luyện của Coach An Phạm chính là câu trả lời dành riêng cho bạn. Khóa học không chia sẻ lý thuyết vĩ mô, chương trình tập trung giải quyết các bài toán thật của SME.
Học viên sẽ được chuyển giao toàn bộ tư duy về mô hình 5 cấp độ lãnh đạo. Bạn sẽ nắm vững nghệ thuật đặt câu hỏi coaching để giúp nhân viên tự tìm giải pháp. Bạn sở hữu công cụ đọc vị tâm lý để giao đúng người, đúng việc.
Đặc biệt, toàn bộ kho tài liệu biểu mẫu thực chiến áp dụng cho case anh Tuấn đã được đóng gói. Các tài liệu bao gồm: mẫu SOP một trang A4, file biểu mẫu báo cáo tuần, và khung phân quyền. Bạn có thể truy cập ngay vào https://thuhut.bstarleader.com để đăng ký tham gia. Khóa học Quản Trị Nhân Sự Bằng Thấu Hiểu là quyết định chiến lược của bạn.
Kết luận
Thước đo năng lực của một nhà quản trị xuất sắc nằm ở sự tự vận hành của bộ máy. Hệ thống phải chạy trơn tru ngay cả khi sếp vắng mặt. Bản chất của cách giao việc cho nhân viên thành công nằm ở sự chuẩn bị trước khi bàn giao. Hãy bóc tách đầu việc, đóng gói quy trình SOP và phân quyền sòng phẳng. Hãy ngừng làm người thông thái nhất phòng để trao cho doanh nghiệp cơ hội cất cánh.
