Giới kinh doanh nói nhiều về chiến lược gọi vốn. Họ bàn về tăng trưởng doanh thu hay bứt phá thị trường. Tuy nhiên, ít nhà điều hành nghiêm túc tính toán một lỗ rò rỉ khác. Đó là cái lỗ rò tài chính âm thầm nhưng vô cùng khốc liệt. Nó chính là chi phí lãng phí do tuyển sai người.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), nguồn vốn thường rất mỏng. Mỗi quyết định nhân sự sai lầm mang lại hậu quả lớn. Nó không chỉ đơn thuần là mất vài tháng lương thử việc. Đây là vết thương chí mạng bào mòn dòng tiền vận hành. Nó làm suy giảm nghiêm trọng động lực tăng trưởng của tổ chức.
Nhiều CEO thừa nhận họ thường xuyên bị mất ngủ. Lý do không phải vì công ty không có khách hàng. Họ bất lực khi nhìn đội ngũ liên tục biến động. Nhân sự mới làm vài tuần rồi đột ngột xin nghỉ. Tệ hơn, họ ở lại nhưng làm việc đối phó. Việc này kéo sụt hiệu suất của cả phòng ban.
Định lượng chính xác số tiền “mất trắng” này rất quan trọng. Đây là bước đi đầu tiên giúp nhà lãnh đạo thức tỉnh. Từ đó, bạn mới có thể nghiêm túc thay đổi tư duy. Hãy chuyển dịch từ tuyển dụng cảm tính sang hệ thống khoa học. Hãy cùng Coach An Phạm bóc tách vấn đề này.
Bài toán tài chính bề nổi và những chi phí hiển hiện ngay trước mắt
Khi một nhân sự không phù hợp rời đi, tổn thất xuất hiện ngay. Kế toán có thể thống kê được phần chi phí này lập tức. Đây gọi là chi phí trực tiếp. Phần này mới chỉ là bề nổi của tảng băng chìm. Tuy nhiên, nó cũng đủ khiến các CEO phải giật mình. Hãy cùng cộng dồn lại sau một năm tài chính.
Chi phí đăng tuyển và vận hành bộ máy lọc hồ sơ ban đầu
Doanh nghiệp phải tiêu tốn một khoản ngân sách ban đầu. Tiền này đổ vào các nền tảng tuyển dụng trực tuyến. Bạn phải mua dịch vụ đăng tin trên các trang việc làm. Bạn tốn phí lọc CV hoặc chạy quảng cáo mạng xã hội. Mục đích là để thu hút nhân tài về công ty.
Ngoài tiền mặt, bạn còn mất một nguồn lực khác. Đó là thời gian của bộ phận nhân sự hoặc chính CEO. Bạn phải ngồi đọc hàng trăm hồ sơ ứng viên. Bạn mất nhiều giờ gọi điện hẹn lịch phỏng vấn. Khi quyết định tuyển sai người xảy ra, mọi thứ biến thành số không. Số tiền và thời gian đó hoàn toàn lãng phí.
Tiền lương và phúc lợi chi trả trong những tháng thử việc vô ích
Khoản tổn thất trực tiếp lớn nhất nằm ở quỹ lương. Doanh nghiệp đã trả khoản này trong suốt hai tháng thử việc. Đi kèm với đó là các chi phí phát sinh khác. Ví dụ như tiền đóng bảo hiểm hoặc phụ cấp ăn trưa. Ngoài ra còn có phí đi lại hay thưởng gia nhập.
Nhân sự lỗi thường không tạo ra giá trị thực tế. Tệ hơn, họ có thể bàn giao lại một mớ hỗn độn. Lúc này, số tiền lương đã trả là một khoản đầu tư thất bại. Doanh nghiệp vừa mất tiền vừa rước về sự bực bội. Vị trí đó lại trống và bạn phải tiếp tục tuyển lại.
Tảng băng chìm của việc tuyển sai người phá hủy doanh nghiệp
Thiệt hại lớn nhất thực ra không nằm ở tiền lương. Nhiều nghiên cứu từ các tổ chức quốc tế đã chứng minh điều đó. Những chi phí ẩn mới là thứ nguy hiểm nhất. Chúng có thể dìm chết một startup đang giai đoạn nhạy cảm.
Chi phí cơ hội từ thời gian đào tạo vô ích của lãnh đạo
Khi một người mới vào công ty, họ cần được hướng dẫn. Các quản lý cấp cao hoặc chính CEO phải đứng ra kèm cặp. Bạn phải dành ra từ 30 đến 50 giờ làm việc. Thời gian này dùng để bàn giao và đào tạo công việc.
Đây là khoảng thời gian vô cùng quý báu của người đứng đầu. Lẽ ra bạn có thể dùng nó để gặp đối tác lớn. Bạn có thể dùng để chốt hợp đồng hoặc hoạch định chiến lược. Việc phải đào tạo lại cho người không phù hợp rất lãng phí. Nó kéo lùi năng suất của toàn bộ tầng lớp quản lý. Bạn mất hiệu suất của cả người cũ lẫn người mới.
Hiệu ứng Domino làm sụt giảm năng suất của tập thể
Một nhân sự tồi giống như tế bào độc hại trong tổ chức. Họ làm việc kém hiệu quả và chậm trễ tiến độ. Họ luôn thể hiện thái độ negative với xung quanh. Gánh nặng công việc sẽ đè lên vai những người xuất sắc còn lại.
Tình trạng này kéo dài sẽ tạo ra sự ức chế lớn. Nhân sự trung thành mệt mỏi và sụt giảm lòng tin. Họ nghi ngờ năng lực nhìn người của sếp. Khi năng lượng tích cực bị triệt tiêu, hệ thống sẽ trì trệ. Làn sóng nghỉ việc dây chuyền hoàn toàn có thể xảy ra.
Nguy cơ đánh mất khách hàng và tổn hại uy tín thương hiệu
Hậu quả còn khủng khiếp hơn ở các vị trí tiếp xúc khách hàng. Ví dụ như bộ phận Sales, Chăm sóc khách hàng hay Marketing. Một hành vi ứng xử thiếu chuyên nghiệp sẽ phá hỏng tất cả. Một email tư vấn sai lệch làm mất mối quan hệ lâu năm. Doanh nghiệp phải mất nhiều năm mới gầy dựng được lòng tin.
Mất một khách hàng trung thành là tổn thất cực lớn. Doanh nghiệp mất đi nguồn doanh thu đều đặn trong tương lai. Tệ hơn, khách hàng có thể để lại đánh giá tiêu cực. Những phản hồi xấu trên mạng xã hội là vết nhơ thương hiệu. Nó rất khó tẩy rửa đối với một startup.
Công thức tính toán chính xác thiệt hại tài chính cho nhà quản lý
Các chuyên gia nhân sự đã đưa ra một công thức toán học. Nó giúp các CEO không còn mơ hồ về dòng tiền. Thông thường, tổng chi phí cho một ca thất bại rất cao. Nó dao động từ 3 đến 5 lần mức lương tháng của vị trí đó.
Cách tính tổng chi phí lãng phí dựa trên mức lương thực tế
Hãy giả sử doanh nghiệp của bạn tuyển sai người làm kinh doanh. Mức lương cơ bản của vị trí này là 15 triệu đồng/tháng. Hãy cùng tính toán thiệt hại sau 2 tháng thử việc:
- Chi phí đăng tuyển và lọc hồ sơ ban đầu: 5 triệu đồng.
- Chi phí lương và phụ cấp trong 2 tháng: 30 triệu đồng.
- Chi phí thời gian của quản lý ngồi hướng dẫn: 15 triệu đồng.
- Chi phí cơ hội và sụt giảm năng suất của team: 15 triệu đồng.
Tổng cộng sơ bộ, doanh nghiệp đã mất trắng khoảng 65 triệu đồng. Đây là con số cho một lần chọn nhầm nhân viên. Nếu đó là vị trí quản lý cấp trung mức lương 30 – 40 triệu. Con số thiệt hại thực tế sẽ dễ dàng vượt mốc 200 triệu đồng.
Bài học xương máu từ thực tế vận hành của các startup
Nhiều Founder thừa nhận sai lầm ở giai đoạn đầu của công ty. Vì quá áp lực tiến độ nên họ nhắm mắt chọn đại ứng viên. Họ bị thu hút bởi những CV có hình thức đẹp mắt. Nhưng tính cách họ lại lệch pha với văn hóa doanh nghiệp.
Kết quả là sau vài tháng, dự án bị đóng băng hoàn toàn. Nội bộ công ty xảy ra những chia rẽ sâu sắc. Việc thay máu nhân sự liên tục tạo ra vòng lặp luẩn quẩn. Đó là vòng lặp: Tuyển dụng – Đào tạo – Nghỉ việc – Tuyển lại. Nó hút cạn nguồn vốn tài chính dự trữ của Startup. Nó làm mất đi lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Giải pháp triệt tiêu rủi ro tuyển sai người từ gốc rễ
CEO cần thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận với bài toán con người. Hãy chấm dứt tình trạng rò rỉ tài chính đau lòng này. Việc quản trị không thể dựa trên sự cảm tính hay may rủi. Nó phải xây dựng trên sự thấu hiểu và tiêu chuẩn khoa học.
Chuẩn hóa bộ tiêu chí tuyển dụng theo giá trị cốt lõi
Sai lầm lớn nhất của sếp là thần thánh hóa kỹ năng trên CV. Kỹ năng là thứ có thể đào tạo trong ngắn hạn. Tuy nhiên, thái độ và giá trị sống rất khó xoay chuyển.
Doanh nghiệp cần xây dựng chân dung ứng viên toàn diện. Yếu tố tương thích văn hóa tổ chức phải đặt lên hàng đầu. Hãy thiết kế các câu hỏi phỏng vấn theo tình huống thực tế. Cách này giúp kiểm tra xem ứng viên có chung tầm nhìn không.
Ứng dụng mô hình thấu hiểu tâm lý để giữ chân nhân tài
Tuyển được người phù hợp mới chỉ là điều kiện cần. Điều kiện đủ là doanh nghiệp phải có môi trường thấu cảm. Lãnh đạo cần thấu suốt năng lực thực tế để giao đúng việc. Bạn cần giải mã động lực nội tại để kích hoạt tinh thần tự chủ.
Khi nhân viên được tôn trọng, họ sẽ tự khắc gắn bó lâu dài. Họ thấy mình có lộ trình phát triển rõ ràng trong công ty. Sự thấu hiểu là sợi dây liên kết bền chặt nhất của SME. Nó giúp bạn giữ chân người giỏi mà không cần chạy đua tăng lương.
Kết luận
Số tiền mất đi vì tuyển sai người không hiển thị trên báo cáo lỗ lãi. Nhưng nó đang âm thầm gặm nhấm sức sống doanh nghiệp từng ngày. Hãy ngừng lãng phí hàng trăm triệu đồng cho những sai lầm lặp lại. Đầu tư vào năng lực quản trị thấu hiểu là quyết định sáng suốt nhất. Hãy thay đổi cách nhìn người để thay đổi toàn bộ vận mệnh tổ chức.